韓国留学▶慶北大学語学堂の入学準備【ワンストップサービス編】私文書にアポスティーユを取得する方法を解説！

안녕하세요！つきひまです！
今回は、慶北大学語学堂に提出する書類のアポスティーユを取得するために公証役場のワンストップサービスを利用した話です。

アポスティーユってなに？

アポスティーユとは、簡単に言うと、日本で発行された公文書が韓国でも公文書として使えるようにするために外務省からもらう証明のことです。海外留学する学校に書類を提出する際には必要になってきます。

アポスティーユをもらえる書類は、以下の３つの条件を満たした公文書です。

• 発行日が記載れているもの（発行日より3ヶ月以内）
• 発行期間(発行者)が記載されているもの
• 個人名や署名ではなく公印が押されているもの

ちなみに、公立の小中高の卒業証明書は公文書ですが、国立大学法人に移行した大学の成績及び卒業証明書は公文書ではないようですので要注意です😦
詳しくはこちらをご覧ください 
申請手続きガイド　１証明できる書類｜外務省　（2023/08/21）

アポスティーユをもらうには？

どこでアポスティーユがもらえるのか、公文書の場合と私文書の場合に分けてご紹介します。

公文書の場合
公文書であれば、大阪や東京にある外務省に郵送申請でアポスティーユを取得できます。基本、郵送ですが窓口でも受け付けているようです。（※郵送の場合、少なくとも１週間はかかると見積もったほうがいいです！）
私も以前、高校の卒業証明書にアポスティーユが必要で、大阪に郵送申請したのですが、すんなりアポスティーユを取得できました。
 こちらから、アポスティーユ申請書をダウンロードできます
申請手続きガイド　３申請方法｜外務省

私文書の場合
私文書だと、まずは私文書を公文書にして、その後にアポスティーユを取得できます。
下の図の公証人押印証明をもらった時点で、私文書は公文書になります。

私文書、めんどくさすぎる！
このめんどくさい過程を少しでも楽にできるのが、公証役場のワンストップサービスです！

ワンストップサービス
ワンストップサービスとは、簡単に言うと、「私文書を公文書にする」、「公文書にアポスティーユを取得する」という手続きを1回の公証役場訪問でできるサービスのことです！この手続きは、公証人の立会いが必要なので、事前に公証役場に電話して予約しましょう！

ただし、ワンストップサービスを利用できる公証役場は限られています。私の住む県にはなかったのですが、幸いにも隣県にあり、電車に乗って行きました🚃
 こちらのサイトからワンストップサービスを利用できる公証役場を確認できます！
申請手続きガイド　２申請の流れ｜外務省　（2023/08/23）

慶北大学語学堂への提出書類でアポスティーユが必要だったもの

私が慶北大学語学堂に提出する際に、アポスティーユが必要だった書類は、以下の「指定された言語以外で作成されたもの」と「指定された言語に翻訳したもの」でした。翻訳したものはもちろん、大学の証明書等は私文書にあたるため、公証役場のワンストップサービスを利用しました。

• パスポートのコピーとその翻訳
• 大学の成績及び卒業証明書とその翻訳
• 戸籍謄本とその翻訳
• 市県民税所得課税証明書とその翻訳
• 在職証明書とその翻訳
• 源泉徴収票とその翻訳

合計12枚！ここに自作の宣言書とその翻訳を加えればOKです！
宣言書とは、◯◯が発行した△△という書類で間違いありません！ていう内容が記載された文書です。私はワードで作成しました。
 こちらに自作の宣言書をのせておきますので参考までに。（こんなんでいいのかと思いつつ作りましたが、無事に受理されたので、これで良かったっぽいです…）

公証役場に持っていったもの

• アポスティーユが必要な書類
• 宣言書※¹
• 印鑑
• 身分証明（マイナンバーや免許証など）
• パスポート※²
• 手数料※³

を持っていきました！
事前に電話した際、必要なものについて受付の方が丁寧に教えてくださいました！

しかも、「書類が多く、確認に時間がかかってその日のうちにお渡しできない可能性があるため、事前にメールで送ってくだされば確認しておきますよ」と親切に案内してくださいました💁（済州大通訳翻訳大学院に志願する書類も事前に準備していたので、余計多かったのです）

※¹：宣言書への署名と押印は公証人の立会いのもと、行わなければならないとのことで、署名と押印をしていない宣言書をもっていきました。

※²：アポスティーユが必要な書類の中にパスポートのコピーがある場合は必要とのことでした。私の場合は父と私のパスポートを持っていきました。

※³アポスティーユ１通あたり11,500円かかるとのこと。書類が多かっため、何通も必要なのか!？と絶望したのですが、提出先の学校に聞くと、書類（翻訳含む）まとめて1通だけ取得すればいいと言われました。私の場合、慶北大学語学堂と済州大学通大に志願する書類の2件あったので、合計23,000円かかりました。

公証役場で聞かれたこと

公証役場に行った際に聞かれて、ちょっと答えるの迷った質問を紹介します！

• 割印は戸籍謄本の割印の上に重ねても大丈夫ですか？
   戸籍謄本が複数枚ある場合、割印が押されています。アポスティーユを取得する書類が複数ある場合も、割印を押す必要があるらしいのですが、提出先によって異なるので確認してほしいと言われました。すぐに学校にメールで確認したところ、構わんとのことでした。
  
  
• 翻訳の数字が間違っていますが、この場で二重線で消して修正しますか？
   数字が間違っている箇所が結構ありました💦↑このように聞かれて、一旦帰って修正して印刷しなおすのが確実なんだろうけど、またここまで訪問するのは時間もお金もかかるしな…と迷っていたら、公証人の方から「二重線で修正した書類を提出して差し戻されたら、アポスティーユを取得し直すことになってさらに高いお金がかかってしまいかねないので、日を改めたほうがいいかと思います」と熱弁され、そりゃそうだと思い、また訪問することにしました。
  
  
• 宣言書では「戸籍謄本の写し」とあるのに戸籍謄本が原本ですが、大丈夫ですか？
   原本じゃなといけない国もあればコピーじゃないといけない国もあるんだと熱弁され、大丈夫じゃなさそうだと思い、帰ってから写しか原本か確認して宣言書を修正しました。

とういうわけで、2度目の訪問に至ったのですが、1度目に書類に目を通してくださっていたおかげで、思ったより早く終わりました！

まとめ：余裕を持って準備！

余裕を持って準備することでミスも防げるし、ミスしてもカバーできます！私もギリギリになってしまう習性があるので、今回ばかりはと思い余裕を持って行動しましたが、見積もりが甘かった部分があり、結局バタバタしてしまいました☹
制度や必要なものについては随時、変わっていく可能性が十分にあります！分からないことは公証役場や提出先にお問い合わせして、不安を解消しながら準備を進めていきましょう🐹

今回はここまでです！감사합니다～！